Baza wiedzy

Jak dobrze wypaść i nie pójść z torbami, czyli co musisz wiedzieć, zanim stworzysz ofertę.

Ofertowanie to inwestycja.

Zapytanie, które otrzymujesz od klienta, to zwykle przyjemny moment, wizja na współpracę. Ze świecą szukać jednak takiego handlowca, który w jakimś okresie swojej działalności nie czułby irytacji na myśl o przygotowaniu następnej oferty.

Kiedy po raz kolejny, po tygodniach ustaleń, maili i telefonów, po stworzeniu pieczołowicie opracowanej, spersonalizowanej oferty, współpraca się kończy, trudno się dziwić irytacji. Pół biedy, gdy poznamy przyczynę, dla której kontrahent się wycofał. Dużo gorzej, gdy po drugiej stronie słuchawki cisza, a w skrzynce brak odpowiedzi.

Nachalnie nasuwa się wówczas błędny wniosek, że inwestowanie czasu w przygotowanie oferty nie ma sensu. Może nie warto jej personalizować? Może należałoby stworzyć ogólnikową ofertę i liczyć na to, że poważni kontrahenci zainteresują się nią i do nas wrócą?

To tylko z pozoru dobre rozwiązanie. Gdy cały wysiłek i zaangażowanie zespołu kończy się niczym, należy raczej przemyśleć sposób, w jaki podchodzimy do ofert i współpracy z klientem. Bo odpowiedź na zapytanie klienta, czyli nasza oferta, nie jest dokumentem, tylko procesem i choć jego długość rzutuje na poniesione przez nas koszty, to może też uchronić przed „pozostawieniem nas na lodzie”, albo brnięciem w niepotrzebne, niekorzystne umowy. Jak we wszystkim, tak i w przypadku ofertowania pozostaje odnaleźć złot środek.

Filtrowanie, czyli casting na klienta

Zacznijmy od początku. Nim poddasz się ekscytacji i ruszysz do pracy nad ofertą, zatrzymaj się. Weź głęboki oddech i dokładnie przyjrzyj się zapytaniu. Być może zabrzmi to absurdalnie, ale bywają takie wyzwania, których nie warto podejmować.

Pierwszym etapem procesu ofertowania powinno być właśnie filtrowanie zapytań. Tak, jak twój klient będzie się w przyszłości zastanawiał nad wyborem usługodawcy, tak i ty powinieneś zastanowić się nad wyborem przyszłych klientów, nawet jeśli nie pchają się drzwiami i oknami. Może to uchronić biznes przed wieloma porażkami.

Jak to zrobić? Na początek weź pod lupę klienta i jego wstępny brief. Przeanalizuj dotychczasową wymianę korespondencji z perspektywy poniższych problemów i odpowiedz sobie na pytanie, czy naprawdę chcesz tego zlecenia:

• Czy jesteś pewien, że klienta będzie stać na twoją usługę,
• Czy taka współpraca będzie z całą pewnością opłacalna?
• Czy ta praca da ci satysfakcję?
• Czy zwyczajnie masz ochotę na współpracę z tym właśnie kontrahentem?
• Czy zlecenie może przynieść jakieś długofalowe korzyści, np. dalszą współpracę lub twój rozwój.
• Czy narzucone przez klienta tempo pracy jest dla ciebie?
• Jaka jest twoja obecna sytuacja biznesowa? Czy nie ograniczają cię inne zobowiązania, kondycja finansowa, dostęp do mocy przerobowych?
• Czy jesteś na pewno w stanie pomóc klientowi? Czy dobrze rozumiesz jego problem?
• Czy nie ma zewnętrznych przeciwwskazań do podjęcia się zadania (przepisy, twoja etyka pracy, wiedza o ograniczeniach rynku)?
• Zapoznaj się drobiazgowo z kryteriami wyboru przyszłego klienta.
• Zdobądź informację, czy zapytanie otrzymała również konkurencja. Być może to tylko formalność, bo zwycięzca został już wybrany.
• Czy wiesz, kto będzie czytał twoją ofertę i jak ma wyglądać dalsza współpraca?

To mnóstwo pytań. Na większość z nich nie da się odpowiedzieć na podstawie zapytania. Nawiąż relację z klientem. Na tym etapie powinieneś skupić się na zgromadzeniu informacji na jego temat. Może nie uda ci się odpowiedzieć pozytywnie na wszystkie z powyższych pytań, ale już sama świadomość podejmowanego ryzyka, jest ważna, nim podejmie się ostateczną decyzję. Pamiętaj, najgorsza motywacja, która może przyświecać zadaniu to: „muszę to zrobić”. Postawisz się w ten sposób, już na starcie, na przegranej pozycji, a większość klientów wyczuje to i prędzej czy później wykorzysta.

Jak pytać?

Jak zebrać takie informacje? To zależy od zwyczajów panujących w firmie i twoich preferencji. Są osoby przedkładające kontakt telefoniczny nad bezpośrednią rozmowę. Ma to swoje plusy, ponieważ pomaga „wyczuć”, klienta i odpowiedzieć na pytanie, czy uda się z nim „dogadać”. Są też osoby, dla których najważniejsza jest przejrzystość procesu i udokumentowanie ustaleń na każdym etapie pracy z klientem. W ich przypadku lepiej sprawdzi się korespondencja mailowa lub aplikacja ofertowa.

Niektóre z pytań wymagają spojrzenia na sytuację z szerszej perspektywy, zasięgnięcie języka w środowisku, a przede wszystkim refleksji nad własnymi działaniami, możliwościami i potrzebami.

Jeśli dobrze to zorganizujesz, ten etap nie musi być wcale bardzo pracochłonny, a dostarczy z pewnością wiedzy na temat klienta, która bardzo przyda się podczas tworzenia oferty. To nie są jedyne pytania, które zadasz klientowi, ale będą świetną bazą, wskażą, jak spersonalizować poszczególne elementy oferty, tak, by wprost odpowiadała na zapotrzebowania klienta. Przede wszystkim jednak zyskasz pewność, że robisz dobrze, inwestując swoje środki w jej przygotowanie.

Wróć do listy artykułów